PDFで校正やりとりをする際に覚えておきたいテクニック【コメント編】

ビジネスの悩みを解決するPDFドリル：

　PDFでの校正を行うためのツールの使い方について、前回の「テキスト修正編」に続いて、今回は「コメント編」として、描画マークアップツールを中心に紹介する。

　前回紹介した注釈ツールは、テキストの具体的な箇所を指定して修正を指示する機能が中心だった。今回紹介する描画マークアップツールは、四角や丸で段落を囲むなどして全体に対してのコメントを付ける機能だ。実際の利用シーンでは、大まかな意向だけを伝えて相手に具体的な修正内容を考えてもらうといった使い方が想定される。今回はこれと合わせて、注釈ツールの1つであるノート注釈ツールについても紹介する。

●準備段階：まずは校正に使うツールを表示する

　前回と同様、まず初期段階として、PDFに登録されているユーザー情報を確認しておこう。今後、複数人でやり取りをする際にこのユーザー情報は重要となる。方法は「編集」―「環境設定」―「ユーザー情報」で、ユーザー情報を入力する。また、「環境設定」―「注釈」で「作成者名として常にログイン名を使用」のチェックを外しておけば名前をカスタマイズできる。

　ページもしくは段落に対してコメントを付けるには、主に描画マークアップツールを使用する。描画マークアップツールは前回紹介した注釈ツールとは別のパネルにまとめられており、メニューから「表示」→「注釈」→「描画マークアップ」を選択するか、画面右上に表示されている「注釈」をクリックしたのち「描画マークアップ」を展開する。

●ページ全体についてコメントするには

　テキストの一部分に対してではなく、ページ全体、もしくは段落全体にコメントしたい場合には、前回紹介した挿入／置換／取り消しツールといった注釈ツールはやや不向きだ。テキストにコメントを付けられる下線ツールやハイライトツールにしても、あくまでテキストの一部分に対してコメントするためのツールなので、段落全体を選択してコメントするのには向かない。

　こうした場合には、大きく分けて3種類の方法がある。1つは「ノート注釈」だ。これは前回紹介した注釈ツールの一種だが、テキストの範囲を選択する必要がなく、ページ上の任意の位置に吹き出しを付けることができるという、今回メインで紹介する描画マークアップツールに近い性格を持っている。

　使い方は、先にパネル上でツールを選択した状態でページ上の任意の位置をクリックするだけ。…