「経費精算」はスマホで解決できるか？ bizNoteを試してみた

　ビジネスパーソンにとって、「経費精算」ほど面倒くさい作業はない。客先を訪問するのにかかった交通費や資料購入費など毎日のように発生する経費処理を夏休みの宿題のように溜めこんでしまう。そして、そのうち、こう思ってしまうのだ。――「面倒だから自腹でいいか」。

　この状況は、経営者や経理部門にとっても大問題だ。かかった経費の総額がどのくらいなのか月末にならないと把握できないし、経理部門の処理作業が集中するのもいいことではない。

　このような状態を解決するには、経費が発生した時点で、社員がどれだけ簡単に精算処理を済ませられるのかが重要だ。例えば交通費なら、まさに移動中にスマホから処理ができればいい。物品購入なら領収書をスマホのカメラで撮影して申請できればいい。

　そこで今回、クラウドキャストが展開するクラウド型経費精算サービス「bizNote」を試してみた。スタートアップや少人数企業、あるいは部門導入を想定したアプリを、従業員視点と経理視点で見ていこう。

●スマホを使い、経費を使ったらサッと申請

　まずは、経費を申請する従業員の立場からbizNoteを使ってみよう。経費精算用スマホアプリ「bizNote Expenses」を起動すると、表示されるのはシンプルな入力画面だ。直感的に分かるユーザーインタフェースで、マニュアルはいらないだろう。

　経費を入力したら、あとは「申請」するだけだ。交通費など、毎日発生するような経費でも、電車に乗って何もすることがないときにサッと入力ができる。領収書もカメラで撮影して送信できる。

　経費が発生したタイミングで入力すれば、月末に溜まった領収書の処理をしなくてもいいし、申請を忘れてしまうこともない。

●上長はWebブラウザで「承認処理」

　従業員から経費の申請が上がってきたら、上司はWebブラウザで承認／却下を行う。この処理を行うと、すぐに従業員にメールで結果が通知される。却下理由を添えて差し戻すことも可能だ。

　また、bizNoteには、売上と経費の推移をグラフでチェックできるダッシュボード機能もある。予算残高を設定し、その消化状況をグラフィカルに把握が可能だ。

●経理担当にとってもプラス、「弥生」シリーズとも連携

　もう1つ、上長や経理担当にとって大きなプラスなのは、これらの情報をスマホでもチェックできる点だ。スマホアプリ「bizNote for 弥生会計」を使えば、ダッシュボードの情報や経費の申請内容の確認、売上や経費の登録が行える。…